Thanh toán & Hợp đồng
Quy trình ký kết Hợp đồng
TavaLED áp dụng quy trình hợp đồng minh bạch, có checklist từng bước để đảm bảo quyền lợi cả hai bên:
Cam kết: TavaLED không triển khai thi công khi chưa có hợp đồng ký kết chính thức. Mọi thỏa thuận qua lời nói hoặc email đều phải được ghi nhận vào biên bản phụ lục hợp đồng.
Điều khoản Thanh toán theo giai đoạn
TavaLED áp dụng chính sách thanh toán theo tiến độ dự án, đảm bảo rủi ro được phân bổ công bằng:
Linh hoạt: Tỷ lệ thanh toán có thể điều chỉnh theo thỏa thuận với dự án đặc thù (dự án nhỏ dưới 50 triệu có thể áp dụng 50% — 50%, dự án chính phủ áp dụng quy trình đặc biệt tại Mục 7).
Phương thức Thanh toán
Thông tin tài khoản nhận tiền:
Hóa đơn và Chứng từ
- TavaLED xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho mỗi đợt thanh toán
- Hóa đơn được gửi qua email trong vòng 24 giờ sau khi xác nhận thanh toán thành công
- Hóa đơn đầy đủ: số HĐ, ngày xuất, mã số thuế hai bên, mô tả hàng hóa/dịch vụ, thuế VAT 10%
- Khách hàng có 7 ngày để yêu cầu điều chỉnh hóa đơn kể từ ngày nhận
- Hồ sơ hợp đồng, biên bản nghiệm thu được lưu trữ 10 năm và cung cấp khi có yêu cầu
Thuế VAT: Giá báo giá là giá chưa bao gồm VAT trừ khi có ghi chú khác. VAT 10% sẽ được cộng vào tổng giá trị hóa đơn theo quy định.
Chính sách Hủy Hợp đồng
Trường hợp khách hàng có nhu cầu hủy hợp đồng sau khi đã ký kết:
- Hủy trước khi nhập vật tư (trong 7 ngày): Hoàn lại 100% tiền đặt cọc
- Hủy sau khi đã nhập vật tư: Khấu trừ chi phí vật tư đã mua + 5% phí xử lý hành chính
- Hủy khi đang thi công: Khách hàng chịu chi phí vật tư, nhân công đã phát sinh + 10% phí hủy
- Hủy do lỗi của TavaLED: Hoàn lại 100% tiền đã thanh toán + bồi thường thiệt hại trực tiếp
Yêu cầu hủy hợp đồng phải được gửi bằng văn bản (email hoặc công văn) đến projects@tavaled.vn. Thời gian xử lý hoàn tiền: 15 ngày làm việc kể từ khi hai bên ký biên bản thanh lý hợp đồng.
Điều chỉnh Hợp đồng (Change Order)
Trong quá trình thực hiện dự án, nếu có phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng ban đầu:
- Mọi thay đổi yêu cầu phải được ghi nhận vào Phụ lục Hợp đồng có chữ ký xác nhận của cả hai bên trước khi thực hiện
- TavaLED sẽ cung cấp báo giá cho hạng mục phát sinh trong vòng 24 giờ
- Thay đổi nhỏ (dưới 5% giá trị hợp đồng) có thể xác nhận qua email với điều kiện ghi rõ nội dung và chi phí
- Không có phụ lục ký kết, TavaLED có quyền từ chối thực hiện hạng mục phát sinh
Quy trình đặc biệt — Ngân sách Nhà nước
TavaLED có kinh nghiệm làm việc với đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước (trường học, bệnh viện, cơ quan hành chính) và hỗ trợ đầy đủ hồ sơ:
- Hồ sơ đấu thầu: Cung cấp hồ sơ năng lực, tài liệu kỹ thuật, catalog, chứng nhận theo yêu cầu của từng gói thầu
- Báo giá 3 bên: Hỗ trợ lấy 3 báo giá theo quy trình chỉ định thầu (nếu cần)
- Thanh toán theo kho bạc: Chấp nhận thanh toán qua kho bạc nhà nước với thời hạn lên đến 90 ngày sau nghiệm thu
- Hóa đơn đặc biệt: Xuất hóa đơn theo đúng yêu cầu của đơn vị kế toán nhà nước
Ưu tiên: TavaLED có đội ngũ chuyên biệt hỗ trợ hồ sơ cho cơ quan nhà nước. Liên hệ projects@tavaled.vn để được tư vấn riêng.
Xử lý Tranh chấp Thanh toán
Khi có tranh chấp liên quan đến thanh toán:
- Gửi yêu cầu giải quyết bằng văn bản đến finance@tavaled.vn
- TavaLED phản hồi trong vòng 5 ngày làm việc với đề xuất giải quyết
- Hai bên thương lượng trong 30 ngày để đi đến thỏa thuận
- Nếu không đạt được thỏa thuận, đưa ra Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội xét xử
Trong thời gian tranh chấp, TavaLED sẽ không thực hiện thêm bất kỳ hạng mục mới nào cho đến khi tranh chấp được giải quyết.
